Comment rater son investissement dans une solution de gestion de projet ?

Si la gestion de projets est parfois considérée comme un exercice difficile, certaines organisations prennent malheureusement cet exercice à la légère.

 

Du fait de nombreuses idées reçues, la gestion de projet est encore trop souvent reléguée au second plan par des organisations, qui partent du postulat que l’élément le plus important demeure le logiciel (c’est-à-dire la composante technique) permettant de piloter et de mettre en place leurs projets. Une erreur dommageable et potentiellement lourde de conséquences.

C’est pourquoi nous vous proposons de revenir sur 3 erreurs majeures à éviter pour ne pas louper son investissement dans une solution de gestion de projets.

 

Erreur #1 : « Grâce à ma solution de gestion de projets, tout sera facile à piloter »

 

Si adopter un logiciel dédié à la gestion de projets doit permettre de représenter le pilotage de manière simple, la gestion d’un projet est en réalité un exercice complexe qu’on ne peut pas simplifier à outrance.

Nécessitant des compétences poussées (humaines et techniques) et une méthodologie bien huilée, la gestion de projet fait le pont entre des objectifs parfois divergents (calendrier, budget, ressources disponibles…) et portés par différents acteurs. C’est d’ailleurs là que réside toute sa complexité.

Exemple : tout chef de projet a déjà vécu la difficulté de de ne pas pouvoir accéder aux attentes légitimes d’un client, car le budget restant ne suffit pas pour financer sa demande…

 

De ce fait, penser qu’un logiciel de gestion de projets, même le plus ergonomique, clair et efficace, sera suffisant pour piloter des projets compliqués est une gageure…  Maîtriser un plan capacitaire, piloter un budget et manager des ressources nécessite des compétences précises et pointues auxquelles un logiciel ne peut se substituer, ou bien compenser à lui-seul.

 

Connaissez-vous ces 5 risques majeurs pesant sur vos projets et les clés pour les surmonter et doper la rentabilité de vos projets ?

 

Erreur #2 : « Configurer un outil de gestion de projet, ce n’est qu’une simple question de paramétrage »

Dans l’esprit de nombreux non-spécialistes, acquérir et mettre en place une solution de gestion de projets au sein de leur organisation revient simplement à faire l’acquisition d’un logiciel comme un autre.

Cet achat se décomposerait alors en 3 phases successives :

  • analyse de l’offre existante,
  • choix du prestataire et de la solution,
  • configuration du logiciel.

Pourtant, la réalité est bien plus complexe. Et cela s’observe à travers le grand nombre d’entreprises, qui acquièrent des solutions de gestion de projets reconnues (et onéreuses) pour finalement les abandonner au bout de 6 mois par manque d’utilisation ou par inadéquation avec leurs processus internes.

En réalité, si une organisation n’a pas fait l’effort de formaliser explicitement sa méthodologie de gestion de projets, de définir des processus clairs et ne maîtrise pas les concepts budgétaires-clés, son projet ne peut qu’échouer. Comme vous vous en doutez, l’objectif de cette formalisation est d’optimiser le pilotage des ressources de l’organisation.

Faire le choix d’une solution exige en réalité un temps de consultation et d’échange important avec l’éditeur, afin d’identifier précisément ses besoins et ses enjeux métiers. Ce sera aussi l’occasion d’analyser ses processus et leur adéquation avec le fonctionnement en mode projet.

Astuce : vous ne disposez pas des compétences en gestion de projets nécessaires et préférez être épaulé dans vos démarches ? Pourquoi ne pas vous faire accompagner par un cabinet spécialisé dans la gestion de projets, comme CoPrime, qui saura ainsi vous guider et vous rassurer.

 

Erreur #3 : « Passer son organisation en mode projet ne nécessite pas un accompagnement spécifique des équipes »

 

L’acquisition et la mise en place d’une solution de gestion de projets signifie forcément de profondes évolutions dans le quotidien des collaborateurs de l’organisation.

Or, si l’effort de mise en œuvre (temps, ressources mobilisées, etc.) est souvent bien compris, le temps d’adaptation et d’assimilation par les collaborateurs est parfois négligé. Et c’est là, l’une des erreurs les plus répandues sur la gestion de projets…

Trop souvent, les entreprises pensent que leurs collaborateurs pourront se former exclusivement grâce à l’utilisation de vidéos, ou présument excessivement de la simplicité de l’usage de la solution sélectionnée. De la même façon, faire l’économie d’un support se révèle bien souvent dommageable sur le long terme…

Comme nous l’avons vu précédemment, la gestion de projet est un exercice difficile qui mobilise de nombreuses compétences. A ce titre, une solution de Gestion de portefeuille de projets (PPM)  efficace n’est pas toujours ergonomique, ni facile à appréhender, et nécessite donc un effort important d’accompagnement et de formation. La construction d’un programme d’accompagnement progressif et adapté permettra quant à lui une prise en main rapide et efficace, ainsi qu’une meilleure productivité d’ensemble.

 

Tester ses méthodes et processus : un exercice salvateur

Afin d’éviter de tomber dans les erreurs présentées ci-dessus, un bon exercice consiste à tester ses méthodes de fonctionnement à la lumière d’une solution de gestion de projets.

Cet exercice présente le mérite de confronter l’efficacité des processus de l’organisation et leur adéquation avec le mode projet et le recours à une solution PPM. Ce sera également l’occasion de mesurer sa performance, éprouver la réalité du passage (ou du changement) de solution de gestion de projets, et donc d’éviter de tomber dans l’une des erreurs citées précédemment.

Vous pensez maitriser la gestion de projets ? Et si vous testiez vos pratiques avec notre guide pour déterminer vos axes d’optimisation ?