Gestion de projet & transformation digitale : les meilleurs outils numériques pour gagner en performance ?

Introduction

Une fois budgétisé, organisé et planifié, un projet peut démarrer. Cependant, quelles que soient l’envergure et l’ambition du projet qu’il coordonne, un chef de projet ne dispose pas toujours du recul et du temps suffisants pour mesurer l’impact de ses décisions.

 

Afin d’épauler les chefs de projet dans leur pilotage et dans le suivi des indicateurs de performance, de nombreux outils ont vu le jour. Nous allons ici nous focaliser sur les outils de pilotage et les outils collaboratifs.

 

Outils de pilotage : assurer un suivi efficace du projet

Véritable chef d’orchestre, le chef de projet doit assurer en permanence un suivi fiable de l’avancée du projet (actions des équipes, jalons, anticipation des risques et des menaces).

 

Afin de lui faciliter la tâche et de l’aider à mener son projet à bien, le chef de projet doit compter sur un outil de pilotage efficace, qui intègre (a minima) dans ses fonctionnalités :

  • Le plan de projet à jour
  • L’avancée des collaborateurs dans la réalisation des tâches affectées
  • Le suivi des KPIs (ou indicateurs de performance) en direct

 

Le tableur Excel ne suffit aujourd’hui évidemment plus à un chef de projet pour piloter efficacement l’avancée de ses équipes et le bon déroulé du projet. Grâce à de nouveaux outils de pilotage, accessibles directement en ligne en mode SaaS, il peut affecter directement des tâches à ses collaborateurs, leur séquencer les missions en tâches, leur faire renseigner leurs temps de passage. Ce qui lui permet de connaître en un coup d’œil la situation du projet.

 

Le pilotage de projet passe également avant tout par un Tableau de bord, l’outil de pilotage par excellence. Ce dernier est un ensemble d’outils synthétiques permettant d’embrasser rapidement les données stratégiques. Le tableau de bord est donc tout à la fois un outil de mesure de la performance, un outil d’alerte et de diagnostic, et un outil d’aide à la décision.

 

3 conseils pour construire un tableau de bord efficace :

  • Osez la couleur : outil visuel par excellence, votre tableau de bord doit résumer la situation en un coup d’œil et attirer immédiatement l’attention sur les mesures-clés. Il est donc recommandé d’utiliser sans limite les couleurs, les % et les symboles pour faciliter le suivi des indicateurs.
  • Faites le bon choix d’indicateurs : proposer trop d’indicateurs à suivre en parallèle, c’est créer un tableau de bord trop compliqué à utiliser. On vous recommande de ne pas intégrer plus de 10 indicateurs par tableau.
  • Misez sur l’ergonomie : plus un tableau de bord sera convivial et simple à utiliser, plus vite il sera adopté par les collaborateurs, ce qui les aidera à améliorer leur productivité au quotidien. Le tableau doit toujours avoir vocation à demeurer global et illustrer de grandes tendances.

 

Au-delà des traditionnels KPIs permettant de comparer le « prévisionnel et le réalisé » (en matière de temps, consommation de budget et de ressources), voici quelques indicateurs de performance à suivre pour affiner le pilotage de vos projets agiles :

  • la Vélocité de vos équipes, qui représente le nombre de points d’effort terminés au cours d’un sprint
  • la Densité de points en suspens (Nombre total de points en suspens / Nombre de points d’exigence réalisés).

 

Outils collaboratifs : la transformation digitale au service de l’efficacité

 

Face à la complexification croissante des projets (agrandissement des équipes, intervention de ressources pour une durée limitée dans le temps, etc.), le pilotage et le management de projet est devenu un exercice d’autant plus ardu, particulièrement sur le plan de la communication entre les différents membres des équipes projets.

 

Faire travailler des équipes opérant dans des lieux différents, voire des pays différents ou avec un décalage horaire, est ainsi un véritable challenge. C’est là qu’interviennent les outils collaboratifs ! Partage de documents ou d’informations, gestion des tâches en commun, communication simplifiée : véritable enjeu stratégique, ces outils numériques facilitent les échanges et augmentent la performance collective. Finies les réunions obligatoirement réalisées en physique et l’impossibilité de travailler en simultané sur le même document.

 

Quels avantages pour les managers :

  • Optimisation du travail en groupe : les informations et documents sont tous disponibles depuis une même plateforme centralisée et sont mis à jour en temps réel
  • Implication accrue des équipes : avec davantage d’autonomie, les membres de l’équipe sont stimulés, ils font preuve de créativité et aboutissent à des solutions plus innovantes.
  • Simplification du process & autonomie accrue des collaborateurs : les collaborateurs peuvent interagir en temps réel pour partager des idées. Ils ont aussi l’opportunité de travailler de façon synchrone ou asynchrone, ce qui accroît leur indépendance dans la réalisation des tâches. De plus, si les salariés savent où trouver les informations qui leur manquent et comment les utiliser, leur performance individuelle n’en sera que renforcée.
  • Supervision facilitée : un outil collaboratif permet de contrôler les progrès des différents membres de l’équipe dans leurs tâches respectives, ainsi que l’avancée globale du projet.

 

Ces outils s’inscrivent naturellement dans l’émergence des équipes projets, qui sont constituées de façon transversale, pour un temps défini, par des membres de différents services.

 

CONCLUSION

Exercice difficile, mais ô combien stimulant, la gestion de projet s’est vue profondément transformée du fait des opportunités créées par la transformation digitale. Grâce à ces nouveaux outils (de pilotage ou collaboratifs), le chef de projet sera en mesure de piloter plus efficacement l’avancement de ses projets, tout en rendant ses équipes plus impliquées et plus performantes.

 

Selon vous, votre société maîtrise-t-elle vraiment ces outils et leurs usages ? Passez notre test pour savoir où se situe vraiment votre entreprise !