Les 5 incontournables de votre outil de gestion de projet

Issue du domaine militaire, la gestion de projet s’est progressivement imposée comme le mode d’organisation privilégié des entreprises.

 

Ses atouts sont nombreux. Elle permet ainsi :

  • Un pilotage plus fin des ressources (humaines et financières)
  • Un accroissement de la productivité des équipes
  • Un gain de temps important pour les différents membres de l’équipe

La gestion de projet se caractérise également par la place centrale accordée au chef de projet, qui joue un véritable rôle de chef d’orchestre. Cependant, face à la complexification croissante des projets, marqués par la multiplication des intervenants internes et externes, ces derniers ont besoin d’être épaulés par un outil de gestion de projet efficace. Quelles sont alors les caractéristiques essentielles d’un tel logiciel ?

Caractéristique n°1 : faciliter le pilotage des ressources

Le travail en équipe étant constitutif de la gestion de projet, le pilotage des ressources constitue un enjeu-clé en matière de productivité et de rentabilité. Piloter « à vue », c’est prendre le risque de mal apprécier les besoins en recrutement, de n’avoir aucune visibilité sur son plan de charge, de voir s’étaler les projets en cours et empiéter sur ceux à venir, mais aussi de ne pas être capable de facturer au client le temps de travail effectif passé sur son projet.

De ce fait, un outil de gestion de projet doit inclure les fonctionnalités suivantes :

  • Permettre le suivi de l’avancement des différents projets clients
  • Évaluer avec précision la charge de travail des différents membres de l’équipe projet
  • Disposer d’une vision claire de son plan capacitaire

 

Caractéristique n°2 : être flexible et simple d’utilisation

Loin d’être une illusion, la résistance au changement est une froide réalité, qui s’impose à l’ensemble des décideurs l’ayant écartée un peu trop rapidement de leurs considérations. En effet, imposer à ses salariés un outil peu ergonomique, non-flexible, c’est prendre le risque d’aller droit dans le mur. Et qui souhaite prendre le risque de devoir abandonner, au bout de quelques semaines seulement, un outil au coût d’achat non-négligeable ?

Un outil efficace de gestion de projet doit allier 3 qualités principales, à savoir : être agile, simple d’utilisation et moderne. Il doit ainsi :

  • Répondre aux besoins de vos équipes
  • Être ergonomique et facile à s’approprier
  • Favoriser un mode de travail agile, en demeurant flexible en cas de d’évolutions du besoin client

 

Caractéristique n°3 : inclure le monitoring des tâches et des budgets associés

Comme le savent tous les chefs de projet, piloter un projet, c’est aussi avoir un budget sous sa responsabilité. De ce fait, ne pas être capable de chiffrer le travail supplémentaire demandé par son client au fil du projet, ou bien accepter sans sourciller ses demandes d’évolution, c’est prendre le risque de voir son budget exploser et donc empiéter sur les marges de l’entreprise, dégradant ainsi sa rentabilité.

Votre outil de gestion de projet doit donc vous permettre de :

  • Gérer les demandes de changement de votre client
  • Rassembler l’ensemble des projets en son sein pour faciliter la gestion des coûts
  • Permettre le reporting et l’analyse des KPIs

 

Caractéristique n°4 : permettre le suivi des délais

La gestion de projet se caractérise généralement par la survenue de délais initialement non-prévus, qui se matérialisent au cours de l’avancée du projet – c’est d’ailleurs à partir de ce constat, qu’ont été développées les méthodes agiles-. Or si l’on n’y prend pas garde et que l’on n’y répond pas avec une méthodologie et un outil adaptés, ces retards peuvent lourdement impacter la compétitivité d’une entreprise, au risque de la mettre en sévère difficulté (perte de parts de marchés, pénalités financières, appel à des ressources externes pour résorber le retard, etc.).

Afin de limiter ces risques, un chef de projet doit pouvoir compter sur un outil de pilotage lui permettant de :

  • Aiguiller le travail de ses collaborateurs en planifiant les différentes tâches constitutives du projet
  • Assurer un suivi constant de l’avancée du projet pour anticiper tout retard
  • Modéliser facilement des alternatives pour tenir les délais

 

Caractéristique n°5 : assurer la conformité des livrables

Qui dit pilotage de projet, dit présentation du livrable produit à son client, pour que ce dernier puisse juger de sa conformité par rapport à ses attentes. Régulièrement source d’appréhension, cette étape revêt une importance capitale pour une entreprise, car un client insatisfait est bien souvent un client perdu…

Afin d’éviter de se retrouver en pareille situation et assurer une prestation aussi satisfaisante que possible, le chef de projet doit disposer d’un outil de gestion de projet offrant les fonctionnalités suivantes :

  • Être transparent vis-à-vis du client et l’informer en cas d’incident
  • Planifier les actions correctives à mettre en place
  • Affecter les ressources devant opérer ces actions correctives
  • Évaluer régulièrement la conformité du projet

 Vous l’avez compris, choisir un outil de gestion de projet est un exercice capital pour une entreprise, et ce à plus d’un titre. Faire le choix d’un outil inadapté, c’est prendre le risque de placer ses équipes projets dans des conditions de travail difficiles et démotivantes, de décevoir un client, mais surtout de perdre en profitabilité et en productivité.

 

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