Mauvaise planification projet : quels risques pour votre rentabilité ? 

Introduction

La performance d’un projet se mesure à travers le respect de 3 grands objectifs, à savoir :

  • le respect du budget initial
  • le respect des délais
  • la satisfaction des exigences clients concernant les livrables produits.

 

La rentabilité d’un projet pour une organisation intervient donc comme la conséquence directe de ces 3 variables interdépendantes. Cette dépendance explique pourquoi de nombreuses entreprises sont parfois réticentes à l’idée de mesurer la performance (et in fine la rentabilité) de leurs projets clients.

 

La planification de projet : c’est quoi ?

La planification peut se définir comme l’activité qui consiste à :

  • déterminer le déroulé des différentes étapes d’un projet
  • ordonnancer et découper les différentes tâches à effectuer
  • estimer les charges de travail correspondantes à ces tâches
  • affecter les ressources nécessaires à leur réalisation

 

Elle permet ainsi de déterminer avec précision ce qui doit être fait (liste des tâches), qui aura la responsabilité de réaliser ces tâches (les ressources), ainsi que le process de création et validation des livrables (jalons). Lors de cette étape-clé, la formalisation du rôle et des responsabilités de chacun sera également effectuée. Le but de la démarche : organiser et cadencer le projet en lui fixant un cadre, afin d’en optimiser le pilotage et le suivi.

 

La planification effectuée en début du projet a également pour rôle de minimiser les risques (internes et externes) pesant sur la bonne marche de ce dernier et menaçant donc directement la rentabilité de l’organisation. Un risque peut se définir comme un événement dont la concrétisation aurait un impact positif ou négatif sur les objectifs du projet. Généralement, l’importance d’un risque est modélisé par le modèle suivant : Sévérité du risque = Probabilité * Impact.

 

La rentabilité d’une organisation peut ainsi être impactée (notamment) par deux grandes familles de risques : les risques générés par des prévisions trop optimistes et les risques relatifs à une mauvaise planification des délais.

 

Comment une mauvaise planification projet impacte-elle la rentabilité d’une organisation ?

Sous-estimer le budget du projet

Construire son planning de projet en partant de prévisions excessivement optimistes, en sous-estimant les coûts afférents, fait peser le risque d’une dégradation de la rentabilité des projets menés par l’organisation ainsi que d’une détérioration de ses marges.

 

Cela s’explique par :

  • la découverte de coûts cachés: identifiés au fur et à mesure de l’avancée du projet, qui viennent grever l’enveloppe budgétaire initialement allouée. Non pricés, ces coûts sont directement à la charge de l’entreprise si elle n’a pas anticipé la situation. Par exemple, une société accepte de créer une application pour son client, mais oublie de formaliser que le budget ne couvrira que le coût de développement de la version francophone…
  • la production d’un livrable ne répondant pas aux exigences du client : lorsqu’elles réalisent qu’elles ont mal budgétisé un projet et qu’elles risquent d’être à perte sur ce dernier, de nombreuses entreprises font le choix de revoir les exigences à la baisse, afin de minimiser les « dégâts ». Cette décision unilatérale est souvent lourde de conséquence et génératrice de tension avec ses clients, qui ne sent pas responsable de la situation et exige une prestation de qualité. C’est alors prendre le risque de détériorer irrémédiablement la relation de confiance entretenue avec ses clients. De plus, lorsque les livrables ne répondent pas au cahier des charges défini initialement, certains clients n’hésitent pas à activer d’une clause de pénalité financière, qui peut là-aussi mettre une entreprise en grand danger.

 

Ne pas tenir les délais convenus

Si la phase de planification d’un projet est bâclée par une organisation, cette dernière s’expose au risque de mal anticiper la durée de réalisation du projet et donc d’assister à une explosion des délais.

 

Cette situation est lourde de conséquence et se matérialise par :

  • la mobilisation excessive des équipes projets: une entreprise ne pouvant piloter qu’un nombre défini de projets en parallèle, l’étalement de certains d’entre eux bloque les équipes projets concernées et place l’entreprise en difficulté au moment d’assumer de nouvelles commandes. Elle va alors devoir renoncer à certains projets ambitieux, car elle ne dispose plus des ressources nécessaire pour les mener à bien. La charge de travail des collaborateurs est également rendue plus compliquée à estimer et complexifie le pilotage de plusieurs projets en parallèle. Les impacts sont encore une fois conséquents : réputation sur le marché entachée, remise en question de la pérennité de votre entreprise, perte de chiffres d’affaires dus au retard dans le lancement de nouveaux projets.
  • une mauvaise affectation des ressources: du fait des retards rencontrés et non anticipés en phase de planification, les managers sont contraints de procéder à un effort de réaffectation des ressources de l’équipe, qui leur demande un temps conséquent et qui est souvent source de démotivation pour les membres des équipes concernées. Cette mauvaise appréciation initiale conduit aussi à une mauvaise estimation des besoins en recrutement de l’organisation pour les mois à venir. Ainsi, s’il s’avère nécessaire de recruter, l’entreprise ne disposera pas du pipe de candidats et devra soit faire appel à des ressources externes, extrêmement couteuses, soit raccourcir son cycle d’embauche, au risque de se tromper du fait d’une sélection trop hâtive. De plus, peu de ces ressources seront déployables immédiatement et devront être formées auparavant… Un investissement en temps et ressources pas toujours possible.

 

Comme nous l’avons vu, l’étape de planification est réellement indispensable. S’en passer, ou la négliger, c’est faire peser de lourds risques sur la rentabilité et la productivité de son organisation. Étape exigeante, elle demande toutefois un investissement important en temps et en ressources. Ici encore, l’anticipation est la clé d’une gestion de projet maitrisée.

 

5 risques pesant sur ma gestion de projet à éviter