Pilotage de projet : les 7 pratiques incontournables

Massivement utilisée par les entreprises, la gestion de projet est un exercice difficile dont trop peu maîtrisent réellement les subtilités et la complexité. Comme le souligne une étude The Standish Group, seuls 39% des projets aboutissent en respectant les délais, le budget, les caractéristiques et les fonctionnalités requises.

Véritable numéro d’équilibriste elle vise à concilier des exigences contradictoires (ressources disponibles, priorités, respect des délais et du budget) dans le but de satisfaire les attentes des parties prenantes.

Alors, envie de découvrir les pratiques qui vous permettront de sortir du lot et de vous démarquer de vos pairs ?

1) Définir des objectifs clairs et mesurables

Un projet consiste en la réalisation d’un ensemble de tâches dans le but de répondre aux demandes ou besoins d’une entité. Ces besoins sont ensuite formalisés sous la forme d’objectifs à atteindre.

Il est fondamental que ces objectifs soient clairement exprimés, réalistes et définis dans le temps, car le succès d’un projet en dépendra. Les objectifs fixés au démarrage du projet permettront ainsi de mesurer efficacement l’avancement du projet et d’évaluer la performance des équipes engagées.

2) Capitaliser sur le retour d’expérience de vos projets

Une fois le projet achevé, il est fondamental de dresser un bilan des difficultés rencontrées. C’est le rôle du retour d’expérience (REX) : un processus de réflexion mis en œuvre pour tirer les enseignements des projets déjà achevés.

En capitalisant sur un processus REX bien construit, une entreprise saura identifier les pistes d’optimisation, qui lui permettront de rendre ses pratiques, ses méthodes ou ses outils plus efficaces.

Cet apprentissage lui permettra :

  • D’identifier les meilleures pratiques pour ne plus répéter les erreurs passées
  • De réduire les risques (détection plus rapide des signaux de situations à risques)
  • D’améliorer les performances (évolution des pratiques, des outils, des livrables)

3) Former des équipes cohérentes, dynamiques et efficaces

Conduire un projet, c’est avant tout conduire un groupe de personnes. Il est donc primordial que le chef de projet prête attention aux enjeux des relations humaines.

Comment constituer une équipe efficace ?

  • Créer une équipe réunissant les compétences techniques utiles et nécessaires pour atteindre les objectifs fixés
  • Choisir des personnalités complémentaires, qui pourront s’entendre et faire avancer le projet dans la bonne direction : un timide peut avoir du mal à supporter les effusions d’un extraverti !
  • Organiser des activités de team-building : pour créer un véritable esprit de groupe et apprendre aux membres de l’équipe à se reposer les uns sur les autres, à travailler ensemble. Pourquoi pas un escape game par exemple ?

Le chef de projet aura également pour rôle de mettre en place une dynamique de groupe en fédérant les personnes autour d’objectifs communs.

4) Disposer en permanence d’une vision globale de l’avancement des différents projets

 La gestion de projet nécessite de concilier des ressources (humaines, matérielles, logicielles) et des priorités. Cependant, ces contraintes peuvent parfois compromettre la bonne avancée de votre projet et le respect du planning prévu.

Un chef de projet doit donc disposer d’une vision globale des différents projets qu’il coordonne afin de suivre l’avancement des équipes et la réalisation des étapes clés dans les délais prévus. L’objectif ? Limiter le gaspillage des ressources.

5) Utiliser des outils efficaces pour mesurer la performance

Pour mener à bien sa mission de pilotage, le chef de projet a besoin d’outils de suivi et de contrôle efficaces et agiles, capables de mesurer les standards de performance de ses projets. Quels sont les indicateurs que doit suivre en permanence un chef de projet ?

  • La maîtrise des coûts
  • Le respect des délais
  • La qualité technique des livrables.

6) Anticiper les risques potentiels et mettre en place une réponse adaptée

La gestion des risques est inhérente à l’ensemble des projets. S’il est impossible de se préparer à tous les imprévus, il est néanmoins nécessaire de mettre en place des mesures pour limiter leurs répercussions.

La première étape consiste à identifier les risques qui pèsent sur votre projet. Dans un second temps, il convient d’identifier la criticité de chacun de ces risques en cas d’incidence. Enfin, un plan d’action spécifique devra être mis en place pour répondre et atténuer chacun des risques identifiés.

Vous pouvez par exemple utiliser l’AMDEC (Analyse des Modes de Défaillances, de leurs Effets et de leur Criticité) pour évaluer les risques pesant sur vos projets.

Il s’agit d’un outil de gestion de la qualité, qui permet de mesurer à quelle point une défaillance potentielle serait dangereuse pour votre projet. Son calcul est simple :

Criticité = Indice (fréquence) * Indice (gravité) * Indice (détection)

7) Faciliter la communication au sein des équipes projets 

Trop souvent négligée, la communication est pourtant un maillon-clé de la réussite d’un projet, qui ne se limite pas à sa seule dimension technique. Un chef de projet doit savoir utiliser les différents outils à sa disposition pour informer régulièrement son équipe sur l’avancée du projet, son déroulé (planning, enchaînement des tâches), mais aussi sur les objectifs visés. Le but d’une telle démarche : informer et fédérer l’équipe autour du projet.

Cette communication peut prendre de nombreuses formes : réunions de travail, emails, points d’informations. Dans tous les cas, il est fondamental pour un chef de projet d’organiser toutes les semaines une réunion interne de pilotage pour identifier les avancées, les points bloquants et les tâches à réaliser avant le prochain point.

 

Comme nous l’avons vu, le pilotage de projet est un exercice difficile, qui impose une grande rigueur et un sens aigu des priorités. Mettre en application les standards et méthodes de travail les plus récents vous permettrait de n’oublier aucun aspect, et de gagner énormément de temps.

Avez-vous envie de savoir où se situe votre entreprise en matière de pilotage de projet ?